JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO aloitti sähköpostilistojensa siivouksen loppuvuodesta 2024. Nyt lähes vuotta myöhemmin listoja poistetaan tai niitä siirretään uudelle alustalle. Miksi sähköpostien siivoamiseen meni näin kauan?

”Mailman-sähköpostilistapalvelun alasajosta on puhuttu jo pidemmän aikaa, mutta varsinainen toteutus ei ole aiemmin edennyt kriittisempien ja kiireellisempien projektien vuoksi. Työ on pitkittynyt myös siksi, että olemme tehneet taustatyötä parhaan korvaavan palvelun löytämiseksi. Aluksi suunnittelimme siirtymistä modernimpaan Mailman-versioon, mutta testivaiheessa parhaaksi vaihtoehdoksi todettiin Microsoft 365 -ryhmiin perustuva palvelu”, digipalveluiden IT-asiantuntija Mika Mattila kertoo sähköpostitse.

Yliopiston mukaan listoja uudistetaan, koska niiden hallintaa halutaan yhtenäistää. Samalla karsitaan sähköpostilistoja, jotka eivät suoranaisesti liity yliopiston toimintaan. Uuden Mailman-alustan käyttöönoton kerrotaan olevan helpompaa, kuin vanhan version siistiminen. Uuden version myötä myös tietoturva kohenee.

Käytännössä muutos johtaa siihen, että kaikki bounces@lists.jyu.fi -päätteiset sähköpostiosoitteet poistuvat käytöstä. Osoitteita on käytetty erityisesti ainejärjestöjen viestintään. Jos listan säilyttämisestä ei ole ilmoitettu erikseen, lista poistetaan automaattisesti.

”On mahdollista, että joitain aktiivisia sähköpostilistoja poistuu muutoksen yhteydessä. Tämä johtuu siitä, että uudessa palvelussa olevien sähköpostilistojen tulee olla jollain tapaa sidoksissa Jyväskylän yliopiston toimintaan ja listojen omistajina tulee olla vähintään kaksi Jyväskylän yliopiston Microsoft 365 -sähköpostin omaavaa henkilöä. Muutoksesta on pyritty tiedottamaan listojen ylläpitäjiä, jotta nämä voivat varautua hyvissä ajoin. Valitettavasti vanhassa Mailman-sähköpostilistapalvelussa on paljon sähköpostilistoja, joiden omistajilla ei ole toimivaa sähköpostiosoitetta ja heitä ei saa tavoitettua. Lähes poikkeuksetta tällaiset listat eivät ole olleet aktiivisia listoja.”