JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO päivitti käyttäjätunnuksen vaihtamista koskevat periaatteensa ja julkaisi marraskuussa verkkosivuillaan ohjeistuksen siitä, miten tunnuksen voi vaihtaa.

Muutos on suuri, sillä yliopistolla ei ollut ennen marraskuuta selkeää käytäntöä siitä, miten tunnuksia vaihdetaan, eikä mahdollisuudesta tiedotettu.

Yliopiston käyttäjätunnus on henkilökohtainen tunnus, jonka saa yliopistoon tullessa. Tunnuksella kirjaudutaan yliopiston järjestelmiin.

Jyväskylän ylioppilaslehti kertoi tunnusvaihdosta edellisen kerran vuonna 2020.

Lue: Transihmisten kuolleet nimet kummittelevat — yliopistoissa ei haluta vaihtaa vanhoja käyttäjätunnuksia, vaikka se olisi mahdollista (Jylkkäri 31.8.2020)

Tuolloin vaihtoa oli pyytänyt noin 20 henkilöä. Vaikka tunnuksen vaihtaminen oli mahdollista, siihen ei mielellään ryhdytty. Yliopiston digipalveluiden mukaan vaihtaminen oli vaikeaa, sillä tunnus on käytössä kymmenissä järjestelmissä, ja muutostyö oli aikaa vievää käsityötä. Vaarana myös oli, että käyttäjän tietoja katoaa tai järjestelmät eivät toimi.

 

TEKNIS-TOIMINNALLISET vaikeudet ja rajoitteet ovat edelleen samat kuin 2020, sanoo yliopiston tietotekniikkapalveluiden päällikkö Miska Sulander.

Riippuen käytössä olevista palveluista on muutostyö pieni tai suuri. Ensin on selvitettävä kaikki vaihtoa pyytävän henkilön käytössä olevat palvelut, ja sen perusteella vaihtamiseen liittyvät muutostyöt. Ne taas edellyttävät useiden asiantuntijoiden samaan aikaan tehtäviä palvelu- tai järjestelmämuutoksia.

”Vaihtoon liittyy pienehkö riski, että kaikkeen tunnukseen sidottuun tietoon ei muutoksen jälkeen ole pääsyä.”

Tunnusta voidaan esimerkiksi käyttää ainoana tunnisteena HAKA-palveluissa, jotka eivät ole Jyväskylän yliopiston hallinnoimia.

Vaikeasta ja aikaa vievästä työstä huolimatta vaihtoja on tehty. Yliopiston mukaan vaihtoa voi pyytää esimerkiksi silloin, jos ”tunnus on loukkaava”, tai ”käyttäjä on korjannut sukupuoltaan ja tunnuksesta käy ilmi suoraan tai välillisesti entinen sukupuoli”. Tunnusta ei kuitenkaan vaihdeta, jos pyyntö perustuu ainoastaan käyttäjän mieltymyksiin.

Yliopisto otti käyttöön uuden identiteetinhallintajärjestelmän vuonna 2018, jolla vaihtotarvetta on pyritty ennalta vähentämään, Sulander sanoo. Järjestelmä ei valitse henkilölle automaattisesti käytettävää tunnusta, vaan hän voi valita sen itse listalta kuten matkapuhelinliittymälle valitaan puhelinnumero.

Vaihtamismahdollisuudesta ei ole aiemmin tiedotettu pyyntöjen vähäisen määrän takia, Sulander sanoo. Vaihtamista pyytää hänen arvionsa mukaan vuodessa yhdestä kahteen henkilöä.

Aiemmin vaihtopyyntöjä ja niihin liittyviä muutoksia on käsitelty ja tehty ajankohdasta riippumatta yksitellen. Jatkossa vaihtoja tehdään vuodessa kahdesti: kesällä ja vuodenvaihteessa.

”Keskittämällä vaihdot hiljaisimpiin vuodenaikoihin, työt voidaan tehdä silloin, kun muutoksista ja niihin liittyvästä valmistelusta ei aiheudu muuhun toimintaan niin merkittävää vaikutusta.”

Keskittäminen tarkoittaa myös, että seuraavassa mahdollisessa vaihtoajankohdassa käsiteltävät pyynnöt tulee jättää jatkossa tiettyyn määräaikaan mennessä. Sen jälkeen pyynnöt käsittelee yliopiston digi- ja lakipalvelut.

Ellei tunnuksen vaihtoa myönnetä, sitä pyytänyt saa kirjallisen perustellun päätöksen, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen. ▬